с 01 июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
С указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию, и этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.
Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации, в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях. Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия, которая заверяется печатью организации.
Статья 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя по письменному заявлению сотрудника предоставлять ему копии документов, связанных с работой. При этом в данной норме отдельно оговорено, что копии документов должны быть заверены надлежащим образом.
Специальной ответственности за то, что работодатель неправильно заверил копию «кадрового» документа, с одной стороны, не предусмотрено. С другой -ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной -у сотрудника ее не примут.
Также, согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Поэтому, если работодатель неверно заверит копию трудовой книжки, такое деяние можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации.