Для проведения сделок с недвижимостью, подтверждения прав на нее, а также для урегулирования земельных споров гражданам и юридическим лицам могут потребоваться копии документов из архива Кадастровой палаты. Например, копия межевого, технического планов или копия документа, подтверждающего принадлежность земельного участка к определенной категории земель. О том, как  формируется архив Кадастровой палаты и как можно запросить копию необходимого документа, рассказала эксперт региональной Кадастровой палаты Юлия Гавриленко.  
В архиве Кадастровой палаты хранятся кадастровые дела и реестровые дела по государственному кадастровому учету. Кадастровые дела – это документы, представленные для кадастрового учета до вступления в силу Федерального закона от 13 июля 2015 года №218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости», т.е. до 2017 года, реестровые дела – документы, представленные для учетно-регистрационных действий после 1 января 2017 года. Дело формируется при подаче заявления о постановке на учет нового или учет изменений уже зарегистрированного объекта недвижимости. К заявлению прикладывается определенный пакет документов, состав которого установлен ФЗ №218-ФЗ. Подать документы для учетно-регистрационных действий можно через МФЦ, почтовым отправлением или в электронном виде.
При личном обращении в МФЦ многие документы возвращаются заявителю сразу же по окончании приема. Оставшимся документам предстоит пройти определенный путь до помещения их на постоянное хранение.
«В первую очередь все представленные заявителем документы переводятся в электронную форму на этапе их приема специалистом МФЦ и загружаются в Федеральную государственную информационную систему Единого государственного реестра недвижимости. После завершения этапа приема заявления в МФЦ документы передаются в Кадастровую палату для учетно-регистрационных действий», – говорит Юлия Гавриленко.
К таким действиям относятся предварительная правовая экспертиза, проверка документов сотрудником отдела, принятие и удостоверение решения сотрудником отдела регистрационных действий. После проведения всех вышеперечисленных действий заявитель получает уведомление о принятом решении и все подлежащие документы. И лишь после этого документы собираются в реестровое дело. Дело формируется в отдельный том, оформляется титульным листом и передается на хранение в отдел ведения архива Кадастровой палаты.
Документы, представленные в бумажном виде, подлежат постоянному хранению как в бумажном, так и в электронном виде. Документы, представленные в электронном виде, подлежат хранению только в электронном виде.  
Постоянное хранение документов позволяет собственникам объектов недвижимости запрашивать и получать необходимые сведения о своем имуществе. Копию архивного документа можно получить как на бумаге, так и в электронном виде. Электронный документ заверяется цифровой подписью и имеет такую же юридическую силу, что и бумажный.  
«Выдача информации из архива занимает не более трех рабочих дней. По одному запросу выдается только один документ. Запрос можно подать в офисе МФЦ, направить в адрес Кадастровой палаты почтой или посредством электронных сервисов Росреестра. При этом запросы принимаются только от правообладателей объектов недвижимости или их доверенных лиц», – отмечает эксперт. Реестровые дела, по которым было принято решение об отказе в проведении учетно-регистрационных действий, хранятся в течение 10 лет.
Подлежащие возврату подлинники документов направляются заявителю в день принятия решения об отказе. Остальные документы реестрового дела, по которому было принято решение об отказе, уничтожаются по истечении срока хранения.