С 2023 года архивный фонд филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области пополнился всеми реестровыми делами на бумажных носителях, включая правоустанавливающую документацию, дополнив уже имеющиеся материалы государственного кадастрового учета.
В рамках государственной программы «Национальная система пространственных данных» филиалы ППК «Роскадастр» ведут активную работу по оцифровке бумажных архивов.
Приказом Росреестра от 28.06.2022 № П/0254 «Об утверждении порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими» установлены сроки хранения документов на бумажном носителе.
С даты перевода всех хранящихся в делах заявлений и иных документов в электронную форму закрытые дела перестают быть составной частью Единого государственного реестра недвижимости. Закрытые дела подлежат хранению в течение 10 лет со дня их закрытия. Помещенные в такие дела экземпляры-подлинники договоров и других сделок в отношении недвижимого имущества, совершенных в простой письменной форме в соответствии с законодательством, действовавшим на момент их совершения, зарегистрированные и (или) на основании которых были зарегистрированы права и (или) ограничения (обременения) прав, подлежат хранению в течение 75 лет со дня их закрытия.
При этом реестровые дела (тома дел), содержащие документы, на основании которых отказано в проведении учетно-регистрационных действий, либо государственный кадастровый учет и (или) регистрация прав были прекращены, а также документы, которые были возвращены без рассмотрения, подлежат хранению в течение пяти лет с момента принятия соответствующего решения.
Документы, подлежащие выдаче заявителям после государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, но не полученные ими (невостребованные документы), хранятся 10 лет с момента осуществления учетно-регистрационных действий.
Аннулированные документарные закладные, а также неполученные (невостребованные) залогодержателями документарные закладные подлежат хранению в течение трех лет с момента погашения регистрационной записи об ипотеке.
Филиалом ППК «Роскадастр» по Тамбовской области на постоянной основе проводятся работы по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Так, в 2026 году было уничтожено более 12 тыс. пакетов документов из вышеперечисленных категорий, срок хранения которых истек в 2025 году.

Начальник отдела ведения архивов и фондов филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области Любовь Молочнова